Consultar as notas emitidas e entender o status
O que é
É a tela que reúne todas as notas fiscais da loja — autorizadas, rejeitadas, canceladas e as que ainda estão em processamento. É por ela que você acompanha se a emissão deu certo, descobre o motivo quando não deu, e chega às ações de cancelamento e carta de correção.
Na rotina, é a tela do fiscal que mais se usa: as outras se configuram uma vez, esta se consulta todo dia.
Quando usar
- Conferir se a nota de uma venda foi autorizada.
- Descobrir por que uma nota não saiu.
- Pegar a chave de acesso de uma nota para consultar no portal da SEFAZ.
- Baixar o XML ou a DANFE para enviar ao cliente ou ao contador.
- Chegar às ações de cancelar ou emitir carta de correção.
- Conferir, no fim do mês, se ficou alguma venda sem nota.
Como acessar
No menu lateral, Vendas › Fiscal › Notas fiscais.
O que a listagem mostra
| Coluna | O que é |
|---|---|
| ID | Código da nota dentro do sistema. Não é o número fiscal. |
| ID da venda | A venda que originou a nota. É por aqui que se liga o pedido à nota. |
| Nota | O número fiscal da nota, dentro da série. |
| Série | A série usada, definida na configuração fiscal. |
| Chave da NFe | Os 44 dígitos que identificam a nota na SEFAZ. É o que se usa para consultar no portal do fisco e o que o cliente costuma pedir. |
| Destinatário | Para quem a nota foi emitida. |
| Data de emissão | Quando a nota foi emitida. |
| Ambiente | Homologação ou produção. Nota de homologação não tem valor fiscal — se aparecerem notas de teste aqui, confira a configuração fiscal. |
| Status | O retorno da SEFAZ. É a coluna mais importante, e está explicada abaixo. |
Entendendo o status
O status vem da SEFAZ, não do sistema. Os que aparecem no dia a dia:
| Status | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Autorizada | Deu certo. A nota existe oficialmente e tem valor fiscal. | Nada. Pode enviar ao cliente. |
| Cancelada | O cancelamento foi homologado pela SEFAZ. | Nada. A venda precisará de nota nova, se for o caso. |
| Numeração inutilizada | Aquela faixa de números foi formalmente declarada como não usada. | Nada. |
| Lote recebido | A SEFAZ recebeu a nota e ainda está processando. | Aguardar e atualizar a listagem. |
| Rejeitada | A SEFAZ recusou. A mensagem traz o número e o motivo da rejeição. | Corrigir a causa e emitir de novo. |
| Duplicidade | Já existe nota com aquele número na série. | Corrigir o Nº da próxima NFe na configuração fiscal. |
| Uso denegado | A SEFAZ recusou por irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário. | Resolver com o contador. Nota denegada não pode ser cancelada nem reaproveitada. |
Rejeitada é diferente de cancelada. Nota rejeitada nunca existiu: não consumiu número e não precisa ser cancelada — é só corrigir e emitir de novo. Nota cancelada existiu e foi anulada depois.
O que fazer com uma nota rejeitada
- Leia a mensagem de rejeição. Ela vem com um número, por exemplo "Rejeição 936".
- Procure esse número na lista de rejeições da SEFAZ, onde cada código tem seu artigo explicando a causa e a solução.
- Corrija onde estiver a causa:
- erro de cadastro da empresa — razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço — resolve-se em Configuração fiscal da empresa;
- erro de imposto ou campo de tributação resolve-se no cenário fiscal;
- cenário não encontrado resolve-se na regra de definição;
- erro de produto — NCM, GTIN, origem — resolve-se no cadastro do produto.
- Emita a nota de novo.
Erros comuns
A venda existe, mas não tem nota nenhuma na listagem. A emissão não chegou a acontecer. As causas mais frequentes são certificado vencido e ausência de regra de definição que atenda aquela venda.
Aparecem notas que não reconheço, todas em homologação. São notas de teste. Homologação não tem valor fiscal. Se a loja já deveria estar emitindo de verdade, mude o ambiente para produção na configuração fiscal.
O cliente pediu a nota e eu só tenho a chave. A chave de acesso é suficiente: com ela dá para consultar e baixar a nota no portal da SEFAZ. Pela listagem você também chega ao XML e à DANFE.
A nota está há muito tempo em "Lote recebido". Normalmente é demora da própria SEFAZ. Atualize a listagem. Se persistir por muito tempo, verifique se há instabilidade divulgada pelo fisco do seu estado.
Preciso corrigir uma nota autorizada. Não dá para editar. Veja Cancelar ou corrigir uma nota já emitida para saber qual dos dois caminhos serve ao seu caso.
Comentários
0 comentário
Por favor, entre para comentar.