Certificado digital para emissão de notas

O que é

O certificado digital é o documento eletrônico que assina as suas notas fiscais. É ele que prova à SEFAZ que a nota foi emitida pela sua empresa. Sem certificado válido cadastrado, o sistema não consegue emitir nota nenhuma.

O sistema usa certificado do tipo A1, que é um arquivo com extensão .pfx protegido por senha. Ele é emitido por uma autoridade certificadora e costuma ter validade de um ano.

Quando usar

• Na primeira configuração do fiscal, antes de emitir qualquer nota.
• Todo ano, quando o certificado vence e você recebe o novo da certificadora.
• Quando a empresa troca de certificadora.
• Quando as emissões pararam e a mensagem fala em certificado.

Antes de começar

• Tenha o arquivo .pfx salvo no computador, e a senha dele. São dois itens separados: o arquivo sozinho não serve.
• Confira a validade. Certificado vencido não emite. Se estiver perto do fim, providencie a renovação com a certificadora antes de o prazo acabar.
• Confira que o certificado é da empresa emitente, com o CNPJ que está na configuração fiscal.

Como acessar

No menu lateral, Vendas › Fiscal › Upload do Certificado Digital.

O título da tela já mostra a situação atual:

• "Sem certificado cadastrado atualmente" — nunca foi enviado, ou o anterior foi removido.
• "Validade do certificado atual: " — há certificado cadastrado, e essa é a data em que ele vence. Anote essa data: é ela que diz quando renovar.
• "O certificado anterior venceu há mais de 6 meses" — está sem certificado válido há bastante tempo, e a emissão está parada.

Os campos

Passo a passo

1. Acesse Vendas › Fiscal › Upload do Certificado Digital.
2. Confira no título da tela a validade do certificado atual, se houver.
3. Selecione o arquivo .pfx em Certificado.
4. Digite a Senha do certificado.
5. Salve. O sistema abre o arquivo para conferir se a senha está correta e qual a validade.
6. Recarregue a tela e confirme que o título mostra a nova data de validade.
7. Emita uma nota de teste em homologação para confirmar que a assinatura funciona.

Renovação

O certificado A1 vence, normalmente em um ano. A renovação é com a certificadora, não pelo sistema: você compra ou renova, recebe o novo arquivo .pfx e o envia por esta mesma tela, com a senha nova.

Não é preciso remover o anterior — enviar o novo substitui.

Recomendação prática: assim que enviar um certificado, anote a data de validade que aparece no título da tela e crie um lembrete para algumas semanas antes. Certificado que vence sem substituto paralisa a emissão de todas as notas, e a renovação com a certificadora não é imediata.

Erros comuns

"Não foi possível ler o certificado digital. Verifique sua validade e senha, e tente novamente." É a mensagem que aparece quando o arquivo não pôde ser aberto. As causas, em ordem de frequência:

1. Senha incorreta. É a senha do certificado, definida na emissão dele — não a do sistema.
2. Certificado vencido. Confira a validade com a certificadora.
3. Arquivo errado ou corrompido. Precisa ser o .pfx. Se a certificadora entregou outro formato, peça a conversão ou o arquivo correto.

As notas pararam de ser emitidas de uma hora para outra. Verifique primeiro a validade no título da tela. Vencimento de certificado é a causa mais comum de parada repentina, porque acontece numa data específica sem aviso na operação.

Enviei o certificado, mas a emissão continua falhando. Confira se o CNPJ do certificado é o mesmo da configuração fiscal. Certificado de outra empresa do grupo não serve para assinar as notas desta.

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