Configurar a emissão de notas fiscais do zero

O que é

Este é o roteiro de quem está começando: a ordem em que as configurações precisam ser feitas para a loja emitir a primeira nota fiscal.

A ordem importa. Cada etapa depende da anterior, e pular uma delas leva a erros que parecem não ter relação com a causa — o motivo mais comum de tempo perdido na configuração do fiscal.

O que você vai precisar

Junte tudo antes de começar. São itens que vêm de fora do sistema:

• Certificado digital A1 — o arquivo .pfx e a senha dele, obtidos com uma autoridade certificadora.
• Dados da empresa como constam na SEFAZ — razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço completo, incluindo o código IBGE do município.
• O regime tributário da empresa: Simples Nacional ou Regime Normal.
• Orientação do contador sobre a tributação dos seus produtos: situação tributária, alíquotas e CFOP.
• O número da última nota emitida, se você está migrando de outro sistema.

O contador é peça obrigatória aqui. O sistema executa a regra fiscal, mas quem define qual regra se aplica ao seu negócio é ele.

Os cinco passos, nesta ordem

1. Envie o certificado digital

Sem ele nada é emitido, porque é o certificado que assina as notas.

→ Certificado digital para emissão de notas

Anote a data de validade que a tela mostra depois do envio: é o que diz quando renovar.

2. Preencha a configuração fiscal da empresa

Dados da empresa, ambiente, série e numeração.

→ Configuração fiscal da empresa

Dois cuidados nesta etapa:

• Deixe o ambiente em Homologação. Você vai testar tudo antes de emitir de verdade.
• Confira o Código de Regime Tributário. Ele decide quais códigos de situação tributária aparecem no próximo passo. Errado aqui, o passo 3 fica impossível de fazer certo.

3. Cadastre os cenários fiscais

O cenário descreve como calcular cada imposto.

→ O que é um cenário fiscal → Como cadastrar um cenário fiscal

Comece pelo caso mais comum da sua loja — a venda normal. Produtos com substituição tributária, isentos ou importados ganham cenários próprios depois.

4. Cadastre as regras de definição

A regra decide quando cada cenário se aplica.

→ Regras de definição de cenário

É o passo mais esquecido. Cenário sem regra não é aplicado a venda nenhuma, e a queixa que aparece é "cadastrei o cenário e nada mudou".

Para a primeira regra, ligue Usar para todos os produtos e selecione todas as UFs para as quais você vende. Refine depois.

5. Emita uma nota de teste e confira

Ainda em homologação, emita a nota de uma venda real e confira na listagem.

→ Consultar as notas emitidas e entender o status

Confira três coisas: se a nota foi autorizada, se os valores de imposto estão como o contador espera, e se os dados do destinatário saíram corretos.

Se foi rejeitada, o número da rejeição diz a causa. Corrija e emita de novo — nota rejeitada não consome numeração.

Só então: mude para Produção

Com a nota de teste autorizada e conferida pelo contador, volte à configuração fiscal e mude o Tipo de ambiente para Produção. A partir daí as notas têm valor fiscal.

Como saber onde está o problema

Quando algo não funciona, a mensagem de erro aponta a etapa:

Depois que estiver rodando

• Marque a validade do certificado no calendário. Ele vence, normalmente em um ano, e a emissão para no dia seguinte.
• Acompanhe a listagem de notas com frequência, para pegar rejeições no mesmo dia.
• Ao entrar produto com tributação diferente, lembre-se de que ele pode precisar de cenário e regra próprios.
• A reforma tributária está em transição. Os blocos de IBS e CBS já existem no cadastro de cenários, e a orientação sobre eles vem do contador.

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