O que é um cenário fiscal

O que é

Um cenário fiscal é uma receita de cálculo de impostos. Ele guarda, num registro só, como o ICMS, o PIS, a COFINS, o IPI, o IBS e a CBS devem ser calculados: qual a situação tributária de cada um, qual alíquota aplicar e o que entra na base de cálculo.

O cenário não diz para quem ele vale. Ele só descreve o cálculo.

Quem decide quando cada cenário se aplica é a regra de definição de cenário — um registro separado, com uma tela própria. É ela que amarra o cenário a produtos, estados e tipos de operação.

Os dois registros trabalham em par

Esta é a parte que mais gera dúvida, e vale ler com atenção:

• O cenário fiscal responde "como calculo o imposto?"
• A regra de definição responde "em qual venda uso este cenário?"

Um cenário sem regra de definição nunca é usado. Ele fica cadastrado no sistema sem efeito nenhum sobre as notas. É a explicação da queixa mais comum: "cadastrei o cenário e nada mudou".

Uma regra de definição, por sua vez, sempre aponta para um cenário. Vários produtos e várias operações podem apontar para o mesmo cenário — você não precisa de um cenário por produto.

Como o sistema escolhe o cenário de uma venda

Na hora de emitir a nota, o sistema percorre as regras de definição procurando uma que combine com todas as características daquela venda ao mesmo tempo:

• o estado de destino da entrega;
• o tipo de documento fiscal (entrada ou saída);
• a origem da mercadoria (nacional, importada, e as demais opções);
• a finalidade da emissão (nota normal, complementar, de ajuste, de devolução);
• o indicador de presença do comprador (venda presencial, pela internet, por telefone);
• se é venda a consumidor final ou não;
• o indicador de inscrição estadual do destinatário — ou, alternativamente, o cliente específico estar na regra;
• se é brinde ou não;
• e o produto: a regra precisa ter aquele produto, ou o NCM dele, ou estar marcada para valer para todos os produtos.

Basta uma dessas características não bater para a regra ser descartada. Quando mais de uma regra combina, o sistema usa a primeira que encontrar — por isso regras muito parecidas entre si são uma fonte de confusão, e vale mantê-las bem separadas.

O que acontece quando nenhum cenário se aplica

A nota não é emitida. Não existe cenário padrão nem tributação de reserva: se nenhuma regra de definição combina com a venda, a emissão para ali e a venda fica pendente.

O sistema não deixa você adivinhando. A mensagem de erro descreve exatamente a regra que faltava — algo como:

Regra de definição de cenário não encontrada. A regra de definição de cenário que se aplicaria a esse caso precisaria ter as seguintes características: o campo Produtos precisa ter o produto X ou o campo NCMs precisa ter o NCM Y; e o campo Estados destino precisa ter o estado Z; e o campo Tipo de Documento Fiscal precisa ser igual a…

Leia essa mensagem como uma lista de conferência. Abra a regra de definição que você imaginava que fosse atender aquela venda e compare campo a campo com o que a mensagem pede. O item que divergir é a causa.

Quando criar um cenário novo

Crie um cenário novo quando a forma de calcular o imposto for diferente — não quando o produto for diferente. Situações que pedem cenário novo:

• produtos com substituição tributária, ao lado de produtos sem;
• produtos isentos ou com alíquota reduzida;
• produtos importados, que têm origem diferente;
• operações interestaduais que recebem tratamento distinto das internas;
• devoluções, quando a tributação não é a mesma da venda.

Se dois produtos são tributados exatamente igual, eles compartilham o mesmo cenário. A maioria das lojas opera bem com dois ou três cenários no total.

Quando o cenário precisa ser revisado

• A empresa mudou de regime tributário. Os códigos de situação tributária válidos mudam junto: no Simples Nacional são os CSOSN, no regime normal são os CST. Os cenários antigos deixam de servir e o sistema recusa salvar um cenário cujo código não corresponde ao regime.
• O contador informou mudança na tributação de uma linha de produtos.
• A legislação mudou. Alíquotas e percentuais de redução vêm da lei, não do sistema.
• Notas passaram a ser rejeitadas com mensagens sobre campos de imposto não preenchidos. A lista de rejeições da SEFAZ explica cada código, uma a uma.

Reforma tributária

Os blocos de IBS e CBS já existem no cadastro por causa da reforma tributária, e ainda estão em transição. Hoje eles pedem apenas os percentuais de redução de alíquota: as alíquotas cheias são nacionais, iguais para todas as empresas, e o próprio sistema as aplica.

Se você não preencher esses blocos, o sistema grava a tributação integral automaticamente. Só preencha se o seu contador indicou uma classificação tributária específica ou uma alíquota reduzida para os seus produtos.

Por onde começar

1. Liste com o seu contador quantas formas diferentes de tributar a sua loja tem.
2. Cadastre um cenário fiscal para cada uma delas.
3. Cadastre as regras de definição que ligam cada cenário aos produtos e às operações.
4. Emita uma nota de teste e confira os valores de imposto antes de operar de verdade.

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