Inutilização de numeração de NF-e
O que é
A numeração das notas fiscais precisa ser sequencial, sem buracos. Quando um ou mais números são perdidos — porque a emissão falhou, porque houve um problema no sistema ou porque a série foi trocada no meio —, a SEFAZ precisa ser avisada de que aqueles números não serão usados.
Esse aviso é a inutilização. Sem ele, fica um vão na sequência e o fisco pode cobrar explicação sobre as notas "faltantes".
A inutilização é definitiva. Depois de aceita pela SEFAZ, aqueles números não podem mais ser usados por nenhuma nota. Confira a faixa antes de enviar.
Quando usar
- Uma emissão falhou e o número foi consumido sem gerar nota válida.
- Você trocou de série e sobraram números não usados na série anterior.
- Você migrou de sistema e a numeração antiga deixou uma faixa vaga.
- O contador apontou um buraco na sequência de notas do período.
Antes de começar
- Confirme com o seu contador que a faixa realmente deve ser inutilizada. A operação não volta atrás.
- Confira que as notas daquela faixa não foram emitidas. Se uma delas existe e foi autorizada, o caminho é cancelar a nota, não inutilizar o número.
- Tenha a justificativa pronta. Ela é obrigatória e precisa de pelo menos 15 caracteres.
- Confira em qual ambiente você está. Inutilizar em homologação não vale para produção, e vice-versa.
Como acessar
No menu lateral, Vendas › Fiscal › Inutilização de numeração.
A listagem mostra as inutilizações já enviadas, com série, faixa, ambiente, status e data.
Os campos
| Campo | Obrigatório | O que é |
|---|---|---|
| N° de série | Sim | A série à qual os números pertencem. Séries diferentes têm numerações independentes, então a faixa só faz sentido dentro de uma série. Número inteiro. |
| Nº inicial | Sim | Primeiro número da faixa a inutilizar. Número inteiro. |
| Nº final | Sim | Último número da faixa. Para inutilizar um número só, repita o mesmo valor do inicial. Número inteiro. |
| Justificativa | Sim | Por que aqueles números não serão usados. Entre 15 e 255 caracteres — justificativas curtas demais são recusadas antes mesmo de chegar à SEFAZ. |
Na listagem aparecem ainda dois campos preenchidos pelo sistema:
| Campo | O que é |
|---|---|
| Ambiente | Homologação ou produção, conforme a configuração fiscal no momento do envio. |
| Status | O retorno da SEFAZ para o pedido de inutilização. |
Passo a passo
- Acesse Vendas › Fiscal › Inutilização de numeração e clique em Adicionar.
- Informe o N° de série dos números perdidos.
- Preencha o Nº inicial e o Nº final da faixa. Para um número só, repita o mesmo valor.
- Escreva a Justificativa com pelo menos 15 caracteres, explicando o motivo real: "Falha na transmissão da nota, numeração não utilizada" é melhor que "erro".
- Confira a faixa mais uma vez — a operação não volta atrás.
- Clique em Salvar para enviar à SEFAZ.
- Acompanhe o Status na listagem.
Exemplo prático
Uma loja teve falha de transmissão nas notas 145 a 147 da série 1. As três consumiram numeração sem gerar nota válida:
| Campo | Valor |
|---|---|
| N° de série | 1 |
| Nº inicial | 145 |
| Nº final | 147 |
| Justificativa | Falha na transmissao, numeracao nao utilizada |
Depois de aceita, a sequência fica íntegra: as notas 144 e 148 existem, e a faixa 145-147 está formalmente declarada como não utilizada.
Erros comuns
A justificativa foi recusada. Ela precisa ter pelo menos 15 caracteres. "Erro" ou "teste" não passam.
Inutilizei o número errado. A operação não volta atrás na SEFAZ. Fale com o seu contador: a nota que precisaria daquele número terá de usar o próximo livre.
Quero cancelar uma nota já emitida. Não é este o caminho. Inutilização é só para número não usado. Nota autorizada se cancela pelo fluxo de cancelamento, dentro do prazo legal.
A faixa inutilizada não resolveu o buraco na sequência. Confira se a série informada é a mesma das notas. Numeração é sempre por série.
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