Cancelar ou corrigir uma nota já emitida

O que é

Depois que a SEFAZ autoriza a nota, ela existe oficialmente e não pode mais ser editada. Restam dois caminhos, e eles servem para coisas diferentes:

• Cancelamento — anula a nota inteira. Use quando a venda não vai acontecer, ou quando a nota saiu com erro em algo que a carta de correção não cobre: valores, quantidades, produtos ou identificação do destinatário.
• Carta de correção — mantém a nota válida e registra um ajuste em cima dela. Só vale para erros que não alterem valores, impostos, produtos nem quem comprou.

Escolher errado custa tempo: carta de correção emitida para um erro de valor não regulariza nada, e continua sendo preciso cancelar.

Quando usar cada um

Na dúvida, fale com o seu contador antes. Nenhuma das duas operações volta atrás.

Antes de começar

• A nota precisa estar autorizada. O sistema só permite cancelar nota com status de autorizada — nota rejeitada, ainda em processamento ou já cancelada não entra nesse fluxo.
• Cancelamento tem prazo legal, contado a partir da autorização e definido pela legislação. Passado o prazo, a SEFAZ pode recusar. Se recusar, o caminho passa a ser a nota de devolução, que se resolve com o contador.
• Tenha o texto pronto. Tanto a justificativa do cancelamento quanto o texto da correção precisam ter entre 15 e 255 caracteres.

Como acessar

Nos dois casos, o caminho começa na listagem de notas: Vendas › Fiscal › Notas fiscais. Localize a nota e use a ação correspondente — cancelar ou emitir carta de correção.

Cancelamento

Os campos

Passo a passo

1. Acesse Vendas › Fiscal › Notas fiscais e localize a nota.
2. Confira que ela está autorizada — só essas podem ser canceladas.
3. Abra a ação de cancelamento.
4. Escreva a Justificativa com pelo menos 15 caracteres, descrevendo o motivo real: "Pedido cancelado pelo cliente antes do envio" é melhor que "erro".
5. Confirme. O sistema envia o evento de cancelamento à SEFAZ.
6. Confira o status da nota na listagem.

O que acontece

O sistema envia o pedido, assina com o seu certificado digital e aguarda a resposta da SEFAZ. Se ela homologar, a nota passa a constar como cancelada. Se recusar, a nota continua válida — e a mensagem devolvida diz o motivo.

Carta de correção

Os campos

Passo a passo

1. Acesse Vendas › Fiscal › Notas fiscais e localize a nota.
2. Abra a ação de carta de correção.
3. Escreva o texto da Correção, entre 15 e 255 caracteres.
4. Confirme.

O que a carta de correção não pode corrigir

Pela legislação, ela não serve para alterar:

• valores da nota, de qualquer natureza;
• base de cálculo, alíquota ou valor de qualquer imposto;
• dados que identifiquem o destinatário — CNPJ, CPF, nome;
• a data de emissão ou de saída;
• os produtos: descrição, quantidade ou código.

Para qualquer um desses, o caminho é cancelar e emitir nota nova.

Exemplo prático

Uma loja emitiu a nota de uma venda e percebeu, depois da autorização, que faltou informar no campo de informações complementares o número do pedido de compra do cliente corporativo.

Isso não muda valores, produtos nem destinatário — é caso de carta de correção:

Se, em vez disso, o erro fosse a quantidade de um item, nenhuma carta resolveria: seria cancelamento e nota nova.

Erros comuns

A opção de cancelar não aparece, ou o sistema recusa. A nota provavelmente não está com status de autorizada. Notas rejeitadas, em processamento ou já canceladas não podem ser canceladas.

A justificativa foi recusada. Precisa ter pelo menos 15 caracteres. "Erro" e "teste" não passam.

A SEFAZ recusou o cancelamento. Quase sempre é prazo: o período legal para cancelar já passou. A mensagem devolvida traz o motivo. Nesse caso, converse com o contador sobre emitir uma nota de devolução.

Emiti carta de correção mas o problema continua. Confira se o erro está na lista do que a carta não pode corrigir. Valor, produto, imposto e destinatário exigem cancelamento.

Cancelei a nota errada. Não há como desfazer um cancelamento homologado. A venda precisará de uma nota nova.

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