Ciclos de cobrança e itens de cada ciclo

O que é

O ciclo é cada período cobrado dentro de uma assinatura. Um clube mensal de doze meses tem doze ciclos: em cada um sai uma cobrança e, quando o plano entrega produtos, uma remessa.

O plano define quantos ciclos a assinatura tem e quando cobrar dentro deles. Os ciclos em si — as datas de início e fim — ficam nesta tela, e é aqui também que se define o que é entregue em cada um.

Se você ainda não sabe como plano, assinatura e ciclo se relacionam, comece por O que são planos e assinaturas.

Dois caminhos: automático ou manual

Há duas formas de os ciclos existirem, e escolher a errada dá muito trabalho depois.

Se o seu plano entrega sempre a mesma coisa, use a geração automática. O cadastro manual existe para o caso em que cada ciclo tem conteúdo diferente — o clube que manda um vinho diferente por mês, por exemplo.

Onde tudo isso fica

Em Assinaturas › Planos, marque o plano e abra Ações. É de lá que saem os dois caminhos:

Geração automática de ciclos

Fica em Ações › Configurar geração automática de ciclos de cobrança, numa tela separada do cadastro do plano.

As opções de momento de geração

As duas primeiras opções fazem o calendário ser de cada assinante; as demais alinham todos os assinantes no mesmo calendário. Isso muda a operação: com calendário alinhado, todas as remessas saem juntas.

Cadastro manual de ciclos

Quando cada ciclo tem conteúdo próprio, você os cadastra um a um.

Como acessar

Em Assinaturas › Planos, selecione o plano e use Ações › Ciclos de cobrança.

A listagem mostra ID, Início, Término, Criado em e Itens no ciclo — esta última é a que denuncia ciclo cadastrado e esquecido sem itens. Use Adicionar para criar um ciclo novo.

Os campos do ciclo

Cadastre os ciclos com antecedência. A cobrança acontece uma vez por ciclo, e o sistema só cobra dentro de ciclos que existem. Se os ciclos cadastrados acabarem, as cobranças param — sem erro aparente, simplesmente não há período a cobrar. É a falha mais comum de quem usa cadastro manual.

Os itens de cada ciclo

Depois de criar o ciclo, defina o que ele entrega: selecione o ciclo e use Ações › Itens do ciclo.

A soma dos itens deve fechar o valor do plano. Num plano de R$ 50,00 com dois itens no ciclo, os preços unitários precisam somar R$ 50,00 — por exemplo, R$ 25,00 cada. Se não fecharem, o valor cobrado e o valor dos itens divergem, e essa diferença aparece depois na conciliação.

Passo a passo

Plano com ritmo fixo (recomendado)

1. Em Assinaturas › Planos, abra o plano.
2. Configure a geração automática: número de períodos, periodicidade e momento de geração.
3. Adicione os itens do plano — eles valem para todos os ciclos.
4. Salve e faça uma assinatura de teste para conferir as datas do primeiro ciclo.

Plano com conteúdo diferente por ciclo

1. Em Assinaturas › Planos, selecione o plano e vá em Ações › Ciclos de cobrança.
2. Clique em Adicionar e informe Início e Término do ciclo.
3. Salve.
4. Selecione o ciclo criado e vá em Ações › Itens do ciclo.
5. Adicione cada item com Quantidade e Preço unitário, fechando o valor do plano.
6. Repita para os próximos ciclos. Cadastre com folga: sem ciclo cadastrado, não há cobrança.

Exemplo prático

Um clube de vinhos mensal, em que cada mês tem um rótulo diferente. O plano tem 12 ciclos e valor de R$ 120,00 por ciclo.

Ciclo de março:

Itens do ciclo:

Total: R$ 120,00, fechando o valor do plano. Em abril, um novo ciclo com outros itens.

Erros comuns

As cobranças pararam sem erro nenhum. Os ciclos cadastrados acabaram. O sistema só cobra dentro de ciclos existentes. Cadastre os próximos — e, daqui em diante, com mais antecedência.

O sistema recusou o cadastro do ciclo. A data de término precisa ser posterior à de início.

O valor cobrado não bate com os itens entregues. A soma dos preços unitários dos itens do ciclo não fecha o valor do plano.

Configurei a geração automática mas não vejo os ciclos na listagem. Com "No mesmo dia que a assinatura foi efetuada" ou "Ao término do ciclo anterior", os ciclos seguem o calendário de cada assinante, e não um calendário fixo do plano.

Todos os clientes recebem no mesmo dia e eu queria escalonar — ou o contrário. É o momento de geração que decide isso. As opções de dia fixo e dia da semana alinham todos os assinantes; as de data da assinatura dão a cada um o próprio calendário.

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