Envio de arquivos na Minha Conta: como pedir documentos aos seus clientes

O que é

Com o envio de arquivos ligado, o seu cliente pode enviar documentos pela Minha Conta da loja, por exemplo um comprovante de residência, a foto de um documento ou um laudo em PDF. Você escolhe quais arquivos pedir, e eles ficam guardados na ficha do cliente, no painel.

Os arquivos são privados: não ficam em nenhum endereço público, e só o próprio cliente e a equipe da loja conseguem abrir.

Quando usar

Quando a sua venda ou assinatura depende de um documento do cliente. Exemplos: comprovar endereço para entrega em área restrita, receita para um produto controlado, ou documento para validar um cadastro de associado. Sem a funcionalidade, esse documento costuma chegar por e-mail ou WhatsApp e fica fora do cadastro.

Antes de começar

• A funcionalidade vem desligada em todas as lojas. Nada aparece para o cliente até você ligar e criar pelo menos um campo.
• Combine com a equipe quem vai abrir os arquivos. Os arquivos não passam por antivírus; trate como qualquer anexo recebido de fora.
• Decida por quanto tempo o documento precisa ficar guardado. Hoje nada expira sozinho.

Como acessar

1. No canto superior direito do painel, abra o menu com o seu nome e clique em Configurações.
2. Na busca Procure uma configuração, digite loja e clique em Configurações da Loja.

Passo a passo

1. Ligar o envio de arquivos

Na tela Configurações da Loja, desça até o bloco Minha Conta:

1. Marque Permitir envio de arquivos na Minha Conta.
2. Confira Formatos de arquivo aceitos na Minha Conta e Tamanho máximo por arquivo na Minha Conta (KB). Os valores que já vêm preenchidos (jpg,jpeg,png,pdf e 10240) servem para a maioria das lojas.
3. Clique em Salvar.

Ao salvar ligado, o sistema cria sozinho um formulário chamado Documentos do cliente. Se a sua loja já tinha um formulário de clientes publicado no e-commerce, nenhum formulário novo é criado e você usa o que já existe.

2. Criar o campo que o cliente vai preencher

Cada arquivo que você quer pedir é um campo extra. No texto de ajuda do bloco Minha Conta, clique no link Campos extras e preencha:

• Rótulo: o nome que o cliente lê. Exemplo: "Comprovante de residência".
• Mensagem de ajuda: a instrução que aparece embaixo do nome. Exemplo: "Conta de luz ou água dos últimos 3 meses".
• Tipo: Arquivo.
• Formulários: Documentos do cliente.

Clique em Salvar.

Um campo guarda um arquivo. Para pedir frente e verso de um documento, crie dois campos.

3. Conferir na loja

Entre na loja como cliente e abra a Minha Conta. Deve aparecer o bloco Meus arquivos, com os formatos aceitos, o tamanho máximo e um botão Enviar arquivo para cada campo que você criou.

Se você acabou de salvar e o bloco não apareceu, aguarde até 10 minutos: a loja atualiza as configurações nesse intervalo.

O que o cliente vê e faz

• Enviar: o cliente clica em Enviar arquivo e escolhe o arquivo. Depois do envio aparecem o nome do arquivo, a data, e os botões Substituir arquivo e Remover.
• Substituir: enviar de novo troca o arquivo anterior, que é apagado.
• Remover: o sistema pede confirmação (Sim, remover) e apaga o arquivo de vez.

Onde ver os arquivos recebidos

Em Clientes, clique no número (ID) do cliente para abrir a ficha. O bloco Documentos do cliente mostra cada campo com o arquivo enviado. Clique no nome para baixar.

O link de download é temporário: na ficha ele vale até o fim do dia, e na Minha Conta do cliente vale 15 minutos. Se der acesso negado ao abrir, recarregue a página para gerar outro.

Exemplo prático

A BetaCoffee só entrega em condomínios cadastrados e precisa de um comprovante de endereço:

1. Liga Permitir envio de arquivos na Minha Conta, mantém jpg,jpeg,png,pdf e 10240 KB.
2. Cria o campo Comprovante de residência, tipo Arquivo, formulário Documentos do cliente, com a ajuda "Conta de luz ou água dos últimos 3 meses".
3. O cliente envia um PDF de 2 MB pela Minha Conta.
4. A equipe abre a ficha do cliente, baixa o comprovante e aprova o cadastro.

Os campos da configuração

• Permitir envio de arquivos na Minha Conta: liga ou desliga o bloco Meus arquivos na loja. Desligado, o cliente não vê nada e não consegue enviar. Desligar não apaga os arquivos já recebidos: eles voltam a aparecer se você religar.
• Formatos de arquivo aceitos na Minha Conta: extensões separadas por vírgula. Formatos que o navegador ou o servidor poderiam executar (como html, svg, js, php, exe) são sempre recusados, mesmo que estejam na lista. O sistema também confere o conteúdo: um arquivo de texto renomeado para .pdf é recusado.
• Tamanho máximo por arquivo na Minha Conta (KB): limite de cada arquivo, em kilobytes. 10240 equivale a 10 MB. Em branco ou zero, vale 10 MB.

Privacidade

• Cada arquivo fica guardado em área privada, com nome aleatório. Ninguém chega a ele adivinhando um endereço.
• Ao excluir um cliente, os arquivos que ele enviou pela Minha Conta são apagados junto.
• Cada cliente pode enviar até 10 arquivos por minuto. Acima disso o envio é bloqueado por alguns instantes.

Erros comuns

• "Formato não aceito. Envie um arquivo jpg, jpeg, png, pdf." O arquivo tem uma extensão fora da lista da loja. Oriente o cliente a converter o arquivo ou inclua o formato na configuração.
• "Arquivo muito grande. O limite é 10 MB." O arquivo passou do tamanho máximo. O cliente pode diminuir o arquivo, ou você pode aumentar o limite.
• "O conteúdo do arquivo não corresponde aos formatos aceitos." A extensão diz uma coisa e o conteúdo é outra, por exemplo um arquivo renomeado. Peça ao cliente que salve o documento de novo no formato certo.
• O bloco Meus arquivos não aparece na loja. Confira se a opção está marcada, se existe pelo menos um campo do tipo Arquivo no formulário Documentos do cliente e aguarde até 10 minutos depois de salvar.

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